1. Главная
  2. »
  3. Статьи
  4. »
  5. Как разобрать кипу бумаг на столе? Организуем рабочее пространство для успешной леди

Как разобрать кипу бумаг на столе? Организуем рабочее пространство для успешной леди

Как часто случаются досадные промахи по вине собственной неряшливости. Только представьте себе такой случай: вы подходите к собственному кабинету и слышите, как разрывается от звонка телефон. Вы вламываетесь в кабинете, в спешке бросаете сумку от Neri Karra на стол и тянетесь через бумажные горы документов к телефонной трубке. На другом конце провода вы слышите голос важного клиента, которого вы долго и тщательного «доводили до нужного состояния», чтобы он согласился на подписание прибыльного и перспективного контракта. Клиент звонит с целью уточнения определенных деталей в договоре, отправленного недавно вами. Вы, зажав трубку между головой и плечом, судорожно роетесь в кипе с документами и как всегда находите все, кроме заветного. Наконец, нужный документ у вас в руках, но в голосе потенциального партнера вы слышите откровенную раздраженность и понимаете, что разговор безнадежно скомкан.

Подобная ситуация наверняка случалась с каждым хоть раз за свою карьеру. Каждый раз в поисках нужного документа вы ругали себя в душе за собственную неорганизованность, после чего в сотый раз давали себе обещание разобрать на столе и сложить содержимое в идеальном порядке. Однако частичная уборка захламленности на столе дают временный эффект. И уже через пару недель все возвращается в прежний режим.

Согласно статистическим данным, на бумажную волокиту у представителей управленческого звена уходит около половины рабочего времени. На самом деле при рациональной оптимизации рабочего процесса с бумажками можно увеличить производительность и содержать свой стол в полном порядке.

Порядок начинается с грамотной организации трудовой атмосферы

Во многих помещениях, как правило, стеллажи, полки или шкафы с документами расположены в противоположной от стола стороне кабинета. Здесь, конечно, нельзя утверждать, что целесообразно хранить рабочую документацию на открытых, пыльных стеллажах, поскольку придется постоянно к ним подбегать, оставляя важные предметы на столе. Следовательно, если вам постоянно приходится пользоваться с различными документами, рекомендуется придвинуть стеллаж или шкаф с документацией поближе к собственному столу. Таким образом, вам удастся повысить производительность.

Для большего удобства хранения контрактов и прочих документов советуется обзавестись выдвижными ячейками по аналогии с банковскими файлохранилищами, где бумаги размещаются в подвешенном состоянии вертикально и расшиты по отдельным папочкам для оперативного поиска. Подобная система хранения взята с запада.

Если какими-то документами вы постоянно пользуетесь и не можете убрать их в дальний ящик, то в помощь существуют специальные настенные кармашки. Они удобны для содержания корреспонденции, справочной информации и нормативных актов. Для персональных предметов удобно пользоваться напольными ящиками, для специализированной периодики — журнальными держателями.

Систематизация документов

Прежде всего, избавьтесь от бумажного хлама: рекламных брошюр, пожелтевших газет и журналов, копий контрактов при наличии оригинальных дубликатов, позапрошлогодних платежек.

Все остальные договора и прочие бумаги расшейте по папочкам, предварительно подписав их. Подумайте над названиями, чтобы в случае необходимости вы смогли быстро отыскать нужную. Названия следует подбирать конкретные, подписывать их без сокращений. Например, если вы подпишите папку «Прод. Отчеты», то потом вряд ли сразу вспомните, какие отчеты и почему там хранятся. Поэтому лучше прописать название полностью «Отчеты по продажам (октябрь)».

Опытный консультант по вопросам тайм-менеджмента, которая помогает людям оптимизировать рабочее время, Джулия Моргенстерн советует для большей наглядности и легкости поиска рассортировать папки по цветовым решениям. Например, для финансовых документов заведите зеленые папки, для рекламных переложений — фиолетовые файлы. Это поможет вам выстроить в уме ассоциативный ряд и вспомнить, папку какого цвета в том или ином случае следует искать.

Бывает, что бухгалтерам и финансистам приходится периодически прибегать к пользованию документами, которые нельзя сдать в архив, но и под рукой все время держать не удобно. Для такой документации рекомендуется составить список и прикрепить на видное место, а сами папки убрать. В таком случае по мере необходимости вы всегда сможете обратиться к необходимым документам и вспомните, куда убирали их в прошлый раз.

Будем считать, что все документы убраны по папочкам и рассортированы, осталось поместить их по местам, на полки или в шкафы. Прежде рекомендуется составить всецелый список наименований папок с учетом цветов.

Для сохранения порядка необходимо разработать единую тактику взаимодействия с документацией, которой непременно следовать. Рассмотрим тактику Маршалла Кука под названием «принципа едининчного касания». Согласно правилам при получении в руки документа нужно сразу же определиться, что делать с ним далее. Например, на письмо следует немедленно ответить, а отчет проверить.

Специалисты даже разработали специальную методику, согласно которой под рукой желательно иметь 3 папочпки: СДЕЛАТЬ, ПРОЧИТАТЬ, СОХРАНИТЬ. Кроме того, на обложку следует прикрепить специальный цветной стикер с пометками, что и с каким документом внутри необходимо с делать к определенному сроку. После выполнения необходимого действия можно поставить галочки, чтобы помнить, что оно уже выполнено. Такая система позволяет выстроить приоритеты дел.

Если вы не в состоянии сразу определить, насколько важен и необходим тот или иной документ из-за его полуготовности или необходимости корректировки, заведите отдельную папку, чтобы в конце рабочей недели перепроверить собранные в ней бумаги и решить, каким образом поступить с ними в дальнейшем.

Приведем совет касательно бумажных дел: раз в полгода или ежегодно требуется проводить генеральную чистку документации, чтобы не хлам не скапливался и можно было сразу же избавиться от ненужных бумаг. Отличным способом служит предложенный иностранным бизнес тренером так называемый «тест карандашных точек». Смысл теста заключен в следующем: папку, попавшую к вам в руки, помечайте поставленной карандашом точкой. Через год во время просмотра папок можете смело избавляться от тех, которые оказались без точек.

Осталось дело за компьютерными файлами

Что касается информации на электронных носителях, то она занимает гораздо меньше места по сравнению с бумажным вариантом, да и обращаемся мы к ней лишь, когда компьютер включен, а в остальное время попросту забываем. Поэтому и ревизия электронных документов проводится крайне редко, когда уже не остается места в памяти устройства, и вот тогда начинаются мучительные попытки вспомнить и решить, что еще пригодится, а что уже нет.

Конечно, проще и легче всего форматировать диск, но вдруг среди всего этого хлама была парочка важных контрактов, копий которых у вас нет в оригинальной бумажной версии? Поэтому стоит потрудиться и разобраться в накопленных кипах электронных данных. Прежде всего, рекомендуется прибегнуть к помощи компьютерного сортировщика и отобрать документы с более чем годичным сроком давности. Лучшим решением станет скидывание таких файлов на отдельный цифровой носитель.

Переходим к оставшимся более-менее свежим документам. Для удобства пользования лучше рассортировать их по датам по мере давности, а затем поочередно просмотрите каждый документ в отдельности, начиная с самых давних.

При просмотре ответьте на мысленно заданный себе вопрос, нужен ли этот документ и пригодится ли он вам сейчас или позже. Без сожалений расставайтесь с дубликатами и более не актуальной информацией. Если вы считаете, что документ понадобится в будущем, отправьте его в отдельную папку, где будут дожидаться вашего решения и остальные электронные варианты бумажных оригиналов. Всегда можно сделать пересортировку позже.

Не жалейте расставаться с документами в электронном виде, бумажные оригиналы которых имеются на руках. Зачем занимать пространство компьютера, если при необходимости отправки по электронной почте можно попросту отсканировать нужный договор.

Здесь тоже важно правильно назвать папки, тем более, что на компьютере они в уменьшенном виде, поэтому места для наименования гораздо меньше. Постарайтесь придумать емкие и лаконичные названия, отражающие суть содержащихся в них документов. Ну и сами документы лучше тоже называть полным именем, а не сочетанием «документ2».

Поговорим о систематизации по папкам. На заметку: для удобства пользования документами на компьютере целесообразнее сгруппировать файлы по тематикам, например, все отчеты сложить в одну папку, а полученные платежки поместить в другую. Так вы будете помнить, что майский отчет по продажам не может завалятся в папке с электронной корреспонденцией.

Последняя рекомендация: в виду большего виртуального пространства в компьютере по сравнению с реальным на рабочем столе рекомендуется создать столько папок, сколько вам необходимо для полной систематизации документов. Таким образом, внутри одной папки «Отчеты» можно создать 12 подпапок с названиями месяцев. Это поможет быстрее разобраться и оперативнее отыскать заветный документ.

Существуют и некоторые различия в оптимизации бумажных и электронных документов. Например, в первом случае целесообразнее размещать документы по папочкам с датами, чтобы не тратить время и не рыться в кипе устаревших бумаг. В случае с компьютерными файлами дата и время не имеют принципиального значения благодаря свойствам программы-сортировщика.

После того, как генеральная уборка бумажных и электронных документов завершена, осталось соединить созданные папки согласно направлениям деятельности, например, все отчеты и платежки убрать в объединяющую папку финансы, а рекламные буклеты и предложения в общую папку маркетинг.

Если вы предпочитаете хранить все папки на рабочем столе, то заведите к ним соответствующие, акцентирующие внимание иконки. Это позволит сэкономить время поисков и при беглом взгляде по рабочему столу поднимет настроение.

Ну и напоследок. Чтобы не тратить время на подобные чистки, заведите себе за правило тут же проводить сортировку входящей корреспонденции созданных документов. Особенно данный совет актуален в отношении электронного ящика, который, как правило, служит виртуальной мусорной корзиной, захламляющего компьютерную память. Во избежание нежелательного спама установите фильтры на входящие сообщения. Входящую документацию по работе сразу же сортируйте по методу ответить, сохранить, распечатать или удалить.

29 октября 2014


Новости

Отзывы

k10023.605.01
Karra
k10023.605.01
9 июня
Делаю покупку на этом сайте уже второй раз. Все отменно - качество товара, оформление, коммуникации, оперативность доставки.
k10024.601.01
Karra
k10024.601.01
13 мая
Обслуживание хорошее. Связался по эл.почте, ответили через час. У меня были некоторые вопросы по комплектации и ценам. Все терпеливо разъяснили. Курьер все привез вовремя, как и договаривались. Качество кожи отличное, даже запах сохранился. Все по размерам подошло. Все заказанные обложки для документов соответствуют указанным на сайте фирменного магазина. Приятно, что все акуратно упаковано в фирменные коробочки и подарочные пакетики, а также бесплатная доставка. Цены на обложки правда высоковаты, но учитывая высокое качество кожи, качественный покрой и пошив обложек, а также то, что заказано в фирменном магазине и с бесплатной доставкой - товар стоит того. Можно порекомендовать другим покупателям.

Статьи